由于目前許多大中型單位企業(yè)人工管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知，也增加了管理人員的工作負擔。為了進一步規(guī)范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。在會議預約管理系統(tǒng)中。用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態(tài)和預約情況，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。
二、方案需求
1、員工可通過后臺查看所有會議室狀態(tài)。
2、能夠通過手機或電腦，預約會議室。
3、查看當前會議室會議主題、參會人員等信息。
4、掃碼會議簽到。
5、預定成功后，發(fā)送通知給參會人員。
三、會議室建設思路和原則
建設思路：會議室人工管理轉(zhuǎn)為無人化、信息化管理。
建設原則：提供優(yōu)質(zhì)的會議室預約服務，幫助您順利、高效地完成整個會議室預約過程
四、會議室預約管理軟件
1、登錄預約管理平臺
輸入賬號、密碼即可登錄預約平臺。
2、預訂會議室
選擇會議室、選擇預訂時間。如圖員工申請了名稱為實訓室的會議室房間，預約實際為2022年11月28日1號9點-10點。
填寫預約人員、填寫會議主題與備注等相關會議預訂信息。
會議室預定成功，等待管理員審核。
3、會議室預約審核
管理員在管理后臺中查看預約列表，對預約申請進行預覽、確定、駁回等操作。審核通過后將通過短信發(fā)送通知給參會人員。
4、會議室數(shù)據(jù)分析
管理員可在后臺查看會議室的使用情況與數(shù)據(jù)表現(xiàn)，支持數(shù)據(jù)導出。如會議室使用時長、會議室使用次數(shù)統(tǒng)計、會議室預約次數(shù)統(tǒng)計等。
五、會議門牌面板
會議門牌面板的功能：
1）會議信息顯示：顯示當前會議狀態(tài)（會議前、會議中、空閑），如在會議前與會議中狀態(tài)下，可設置顯示會議的主題、會議時間等會議信息。
2）二維碼會議簽到：門牌中有對應的二維碼，參會人員掃描門牌中的二維碼完成會議簽到。
六、建成效益分析
1、一鍵查詢會議室使用狀態(tài)，有序預約會議室，提高會議室使用效率
2、會議室預約系統(tǒng)允許員工使用移動應用程序按需查找和預約會議室，減少了會議管理人員的工作量。
3、會議安排和取消是許多員工、管理員頭疼的問題，會議約定系統(tǒng)就能很好的解決這方面的問題。
